tugas tugas dalam struktur kepanitiaan acara

PELAKSANAAN KEGIATAN

Tujuan umum pembentukan panitia event :

1.      Melaksanakan fungsi manajemen event yang terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, melakukan monitoring dan evaluasi seluruh tahapan-tahapan pelaksanaan event.

2.      Mengatur tata laksana dan tata kerja dalam persiapan dan pelaksanaan event.

3.      Mengelola materi event secara baik dan benar.

4.      Dapat mengkondisian dan menciptakan suasana yang lebih kondusif dan kooperatif bagi pelaksanaan event.

5.      Melaksanakan dan mengendalikan kegiatan operasional.

6.      Melaksanakan koordinasi dan komunikasi dengan semua unsur yang terlibat dalam kegiatan.

7.      Dalam membuat panitia event, biasanya akan melibatkan banyak orang yang akan diberi wewenang dan tanggung jawab untuk menjalankan programnya sesuai dengan divisi masing-masing. Secara umum, dalam sebuah kepanitiaan event terdiri dari orang-orang penting yeng memiliki tugas sebagai berikut :

TUGAS DALAM STRUKTUR PANITIA

1. Tugas Ketua Panitia

Ketua panitia merupakan sosok pemimpin yang bisa mengerakkan semua roda kepanitiaan dalam event tersebut. Biasanya seorang ketua akan dibantu oleh wakil ketua sehingga pekerjaan bisa menjadi lebih ringan. Adapaun tugas ketua panitia event adalah sebagai berikut :

A.    Memimpin semua panitia event agar sesuai dengan visi dan semua rencana yang telah ditentukan,

B.     Menjadi koordinator panitia event,

C.     Membuat detil konsep dan melimpahkan tugas kepanitiaan kepada yang bersangkutan

D.    Memberi pengarahan dan melakukan pengawasan saat pelaksanaan event

E.     Mencari alternatif solusi jika terjadi permasalahan dan membuat keputusan secara tepat

F.      Bertanggungjawab kepada pemangku kepentingan dan penanggung jawab event

G.    Meminta laporan pertanggungjawaban kepada setiap seksi

H.    Bersama sekretaris, ketua panitia membuat laporan pertanggungjawaban (LPJ) event

2.  Tugas Sekretaris

Sekretaris merupakan seseorang yang ditugaskan untuk mengurus berbagai hal yang terkait dengan kesekretariatan event. Beberapa tugas seorang sekretaris dalam pengelolaan event diantaranya adalah :

A.    Membuat surat-surat resmi seperti surat permohonan surat permohonan dana, surat kontrak kerjasama, Surat peminjaman dan berbagai kegiatan keskretariatan yang relevan.

B.     Membuat Surat Keputusan kepanitiaan event.

C.     Menyiapkan dan mengedarkan daftar hadir peserta dan daftar hadir panitia;

D.    Menyiapkan sertifikat untuk panitia maupun peserta jika dibutuhkan

E.     Membuat tanda kepanitiaan seperti ID Card atau Name Card

F.      Menyediakan lembar komunikasi kepanitiaan

G.    Membuat daftar kebutuhan dan anggaran event

H.    Berkoordinasi dengan seksi terkait sesuai dengan kebutuhan

I.       Bertanggungjawab kepada Ketua Panitia

3. Tugas Bendahara

Untuk dapat mengelola event dengan baik, maka dibutuhkan seorang bendahara untuk mengatur keuangan. Beberapa tugas bendahara event diantaranya adalah :

A.    Membantu ketua panitia event dalam melaksanakan tugasnya, khususnya dalam hal pengelolaan anggaran.

B.     Menyusun rencana anggaran belanja untuk memenuhi kebutuhan event

C.     Mengelola dan mengawasi pemasukan dan penggunaan dana.

D.    Membuat pembukuan pendanaan secara rinci dan .jelas

E.     Bertanggung jawab kepada ketua Panitia

4. Tugas Bidang Acara

A.    Membuat susunan acara secara rinci dan spesifik

B.     Bersama divisi perlengkapan menyusun daftar perlengkapan dan mengadakannya;

C.     Membuat konsep acara agar lebih baik, misalnya dengan mengundang orang ahli yang dibutuhkan dalam event tersebut;

D.    Berfungsi sebagai koordinator lapangan dan mengatur hal-hal teknis di lapangan saat acara berlangsung;

E.     Melakukan sosialisasi susunan acara kepada berbagai pihak yang terkait dengan event tersebut

F.      Bertanggungjawab kepada ketua Panitia

5. Tugas Bidang Humas dan Publikasi

A.    Mengkonsep dan membuat media publikasi kegiatan ( misalnya dalam bentuk pamflet, leaflet, brosur, spanduk, baliho, poster, undangan sesuai dengan kebutuhan kegiatan) dan menyebarkannya kepada pihak terkait

B.     Merancang serta mendesain Katalog

C.     Membantu sie kesekretariatan dalam mengadakan dan mengelola dokumen-dokumen yang diperlukan dalam kegiatan

D.    Membuat list kebutuhan dan anggaran yang terkait dengan promosi acara

E.     Bertanggungjawab kepada ketua panitia

6. Tugas Bidang Perlengkapan dan dekorasi

A.    Merencanakan dan mendata peralatan perlengkapan kegiatan yang dibutuhkan serta mengupayakan pengadaannya dengan sebelumnya mengadakan koordinasi dengan bidang lain terkait yang membutuhkan perlengkapan sarana

B.     Mengadakan hubungan/ kontrak perjanjian dalam hal peminjaman/ penyewaan peralatan.

C.     Bertanggung jawab atas pemeliharaan/ perawatan dan pengembalian peralatan perlengkapan kegiatan

D.    Mengadakan dan mendistribusikan perlengkapan kegiatan

E.     Melakukan tugas-tugas yang ditugaskan oleh ketua panitia.

F.      Melaporkan hasil-hasil kegiatan kepada ketua panitia

7. Tugas Bidang Konsumsi

A.    Menyiapkan dan mengatur menu makanan (ringan dan berat) termasuk penjadwalannya

B.      Mengupayakan adanya konsumsi, menyediakan (mempersiapkan) serta menyuguhkannya kepada panitia, peserta, dan pengisi acara

C.     menyiapkan dan membereskan alat-alat konsumsi yang dibutuhkan

D.    Mengurus biaya konsumsi

E.     Berkoodinasi dengan bendahar terkait list kebutuhan dan anggaran

F.      Bertanggungjawab kepada Ketua Panitia

8. Tugas Bidang Dokumentasi dan transportasi

A.    Menyediakan, memproses dan memproduksi dokumentasi kegiatan dalam bentuk foto ataupun video

B.     Menyediakan dan menyiapkan sarana transportasi bagi kebutuhan kegiatan

C.     Melakukan tugas-tugas yang ditugaskan oleh ketua panitia dan berkoordinasi dengan sie lainnya secara kooperatif.

D.    Melaporkan hasil-hasil kegiatan kepada ketua panitia.

9. Tugas Bidang Sponsorsip

A.    Membuat list Sponsor

B.     Membuat kontrapretasi di proposal sponsorship

C.     Mengajukan proposal: Sponsorship

D.    Melakukan usaha yang dapat memberikan pemasukan

E.     Melakukan follow up dana dan usaha pre acara

F.      Mengurus pihak sponsor yang datang saat hari H

G.    Melakukan follow up dana dan usaha pasca acara

H.    Membuat list kebutuhan dan anggaran

I.       Melakukan kerjasama dengan Bidang. Lain yang terkait

10. Tugas Bidang Keamanan

A.    Mengatur dan mempersiapkan penataan seluruh kegiatan yang berkaitan dengankeamanan kegiatan

B.     Mengatur dan mempersiapkan sarana-sarana yang berkaitan dengan keamanan kegiatan

C.     Melakukan koordinasi kegiatan pengamanan yang berkaitan dengan Kegiatan

D.    Melakukan tugas-tugas yang ditugaskan oleh Ketua Panitia